Geplaatst op
In Nederland werken al veel bedrijven en (semi-)overheidsinstellingen in de cloud. Hierdoor wordt werken niet alleen efficiënter, maar ook veiliger. Er zijn echter enkele belangrijke kanttekeningen. In dit artikelen hebben we zowel de voordelen als de voorwaarden op een rij gezet.
Een efficiënt cloud hosted ERP-systeem
Met een ERP (Enterprise resource planning) in de cloud kun je eenvoudig de gegevens vanuit verschillende applicaties opslaan in één overzichtelijk systeem.
Omdat de data in de cloud staat, kan deze ook vanuit heel Nederland opgevraagd en gebruikt worden. De gegevens zijn ook direct beschikbaar voor medewerkers of stakeholders die deze gegevens nodig hebben.
Minder risico op wettelijke overtredingen
ERP-software wat eenmaal goed in afgestemd, zorgt dat uitsluitend de benodigde informatie zichtbaar is voor iedere afdeling. Hiermee leef je de regels uit de meest recentelijke AVG.
De informatie en geldstromen binnen een bedrijf zijn ook beter te controleren, waardoor eventuele verdachte geld- of informatiestromen direct gecontroleerd kunnen worden.
Een veilige cloud
In de cloud werken moet natuurlijk wel veilig gebeuren. Je kunt daarom geen gebruik maken van openbare clouddiensten, zoals Dropbox of WeTransfer. Je moet een Privacy Convenant opstellen met de leverancier. Hierin neem je duidelijke afspraken op over hoe de gegevens opgeslagen en verwerkt worden.
Voor een optimale veiligheid van je ERP in de cloud werk je samen met een gecertificeerde aanbieder. Vraag of de leverancier werkt volgens de onderstaande richtlijnen.
- ISO27001 richtlijn: deze richtlijn laat zien dat je vertrouwelijk omgaat met de intellectuele eigendommen en informatie die je door derden wordt toevertrouwd.
- ISAE3402 (type II) richtlijn: bij deze standaard voor outsourcing wordt gecontroleerd of er iedere zes maanden risico analyses worden uitgevoerd, waarbij verbeteringen ook worden doorgevoerd middels een procesverbetering.
- NIST Cybersecurity Framework: deze werkmethode richt zich op het identificeren van risico’s, het nemen van beschermingsmaatregelen, het monitoren op incidenten, het oplossen van incidenten en het herstellen van zoveel mogelijk gegevens.
De Europese Commissie is op dit moment ook bezig met een keurmerk voor veilige clouddiensten. Hiermee moet het overzicht van veilige clouddiensten op termijn nog duidelijker worden.
Automatiseren en optimaliseren van kernactiviteiten
Doordat alle data in één systeem staat kunnen bedrijfsprocessen op elkaar afgestemd worden en zelfs in grote mate geautomatiseerd worden. Hierdoor zijn de doorlooptijden korter, heeft de klant sneller zijn producten of informatie tot beschikking en kun je met minder medewerkers een groter aantal klanten helpen.
Hierdoor optimaliseer je niet alleen de kernactiviteiten, maar ook de winstgevendheid van je bedrijf. Je kunt hierdoor inzetten op extra verkopen, onderzoeken en de ontwikkeling van nieuwe diensten of producten.
Verbeter de klantenservice
Met ERP software in de cloud kun je eenvoudig en snel factureren en kun je alle informatie over klanten bijhouden in één systeem. Als een klant belt de benodigde gegevens direct zichtbaar zijn voor de klantenservice, zodat je medewerkers de klant zo effectief mogelijk kunnen helpen.
Daarnaast kun je ook eenvoudig de service verbeteren doordat je meer informatie kunt bieden over de status van een product of dienst. Denk bijvoorbeeld aan koppelingen met Track and Trace. De klant krijgt hierdoor meer informatie tot zijn beschikking, waardoor ook de klantbeleving verbeterd.